4 consigli di best practice per la creazione di KPI che favoriscano il successo delle sperimentazioni innovative

Nick Blamire Brown, consulente senior, Isle UK

Questo blog è l'ultimo di una serie di 3 parti che spiega cosa rende il modello Trial Reservoir - che vanta una percentuale di successo del 70% - così particolare. In esso esploriamo gli elementi che contano di più quando si progettano trial tecnologici. Se vi siete persi l'inizio, tornate indietro e leggete il primo post. qui.

Le sperimentazioni di innovazione nel settore idrico sono spesso ricche di potenziale, ma molte non superano mai la fase di prova. Il colpevole? Indicatori di prestazione chiave (KPI) vaghi o non allineati, che lasciano i responsabili delle decisioni nel dubbio che una soluzione funzioni davvero. Senza risultati chiari e misurabili, le tecnologie promettenti rimangono bloccate nella “valle della morte del pilotaggio”.”

In questo blog esploriamo le sfide più comuni per l'implementazione di KPI efficaci e mettiamo in evidenza alcune best practice che possono aiutarvi a progettare KPI per ottimizzare il successo della sperimentazione.

La sfida

Le aziende idriche e i fornitori di soluzioni si trovano in difficoltà quando i KPI della sperimentazione sono inadeguati. In pratica, un trial di innovazione con KPI confusi è un trial destinato a fallire. Le sfide specifiche includono:

• Non esiste una chiara “definizione di successo”: Se gli obiettivi della sperimentazione non sono quantificati, le parti interessate possono avere percezioni diverse del successo. Per esempio, il team operativo di una utility potrebbe aspettarsi che una nuova tecnologia di filtrazione riduca i costi dei prodotti chimici del 20%, mentre il fornitore pensa che il successo significhi “l'acqua sembra più pulita”. Alla fine della sperimentazione, senza parametri predefiniti, è impossibile dire con certezza se la tecnologia ha soddisfatto le aspettative. Questo spesso porta a dire “facciamo un'altra prova pilota” invece di acquistare.
• Processo decisionale ritardato: Le utility sono spesso governate da comitati e da una leadership prudente. Quando i risultati delle prove non sono chiaramente allineati ai KPI, le decisioni vengono rimandate. Le aziende idriche spesso conducono progetti pilota che raramente sfociano in una vendita o in un'implementazione su larga scala, perché non c'è alcuna garanzia di ciò che accade anche se una sperimentazione sembra avere successo. Il risultato è un sacco di tempo e denaro speso per le prove, con poco da dimostrare in termini di adozione effettiva.
• Disallineamento delle parti interessate: Le sperimentazioni nel settore idrico hanno in genere più parti interessate: team di ricerca e sviluppo, personale operativo, ingegneri progettisti, team finanziari e di approvvigionamento. Senza un insieme comune di KPI co-creati all'inizio della sperimentazione, ogni stakeholder può inseguire un risultato diverso. Questo può causare attriti (“Il laboratorio dice che la qualità dell'acqua è migliorata, ma il responsabile del budget dice che il ROI non è stato dimostrato”) e in ultima analisi mina la fiducia nei risultati della sperimentazione.
  

Perché è importante

Una migliore progettazione dei KPI non è solo un esercizio burocratico, ma è la chiave per accelerare le implementazioni e ottenere un maggiore ritorno sugli investimenti (ROI) per tutte le parti coinvolte. Quando i KPI di processo sono ben concepiti, tutti vincono.

• Percorso più rapido dal pilota all'implementazione: Una sperimentazione con chiari criteri di successo crea un punto di decisione integrato. Se la tecnologia raggiunge i risultati sperati, non ci sono scuse per i ritardi: la tabella di marcia verso la scalabilità è già pronta. Questa pietra miliare chiaramente definita può accelerare drasticamente le tempistiche di implementazione, facendo passare un progetto dalla fase di test all'implementazione completa in mesi anziché in anni. La nostra esperienza dimostra che quando i KPI preconcordati vengono raggiunti, l'utente finale è obbligato (e generalmente desideroso) a procedere. In altre parole, KPI chiari agiscono come un semaforo verde per l'adozione.
• ROI e business case più solidi: Le aziende di servizi pubblici operano in condizioni di budget ristretti e di controllo normativo. Hanno bisogno di prove solide per giustificare l'investimento in una nuova soluzione. I KPI oggettivi traducono i risultati delle prove basate sui dati nel linguaggio basato sui valori del ROI, dell'efficienza, della conformità o del servizio clienti. Ad esempio, una prova di filtraggio che dimostra che una tecnologia “ha soddisfatto tutti gli standard di qualità dell'acqua e ha ridotto i costi energetici di 15%” fornisce un'argomentazione commerciale concreta per l'acquisto. Questo non solo aiuta i manager operativi a ottenere l'approvazione interna, ma fornisce anche ai fornitori di tecnologia la prova concreta di cui hanno bisogno per commercializzare la loro soluzione altrove.
• Maggiore diffusione della tecnologia nel settore: Quando un'azienda implementa con fiducia una nuova tecnologia dopo una sperimentazione basata su KPI, altre aziende ne prendono atto: il successo genera successo. Quadri KPI chiari e risultati pubblicati (se condivisi nei forum di settore o negli studi di caso) forniscono alla comunità idrica più ampia punti di riferimento per l'aspetto “buono”. Nel tempo, ciò porta a una maggiore adozione complessiva dell'innovazione, poiché il settore sviluppa la propria capacità collettiva di sperimentare e adottare nuove soluzioni. 

Un modello per le sperimentazioni guidate da KPI come roadmap per l'implementazione

Isle Utilities ha creato il Serbatoi di prova L'Iniziativa è un nuovo meccanismo di finanziamento e sostegno per accelerare l'innovazione nel settore idrico, e la sua struttura integra efficacemente le migliori pratiche per i KPI di prova. 

In parole povere, la Trial Reservoirs Initiative fornisce finanziamenti alle aziende tecnologiche per eseguire una sperimentazione su scala reale presso un sito di utilità, con l'accordo che se la sperimentazione soddisfa i KPI prestabiliti, l'utilità acquisterà la tecnologia. Se la sperimentazione non soddisfa i KPI, l'azienda non è obbligata ad acquistare, e l'azienda tecnologica non deve rimborsare il finanziamento: in sostanza, la sperimentazione è “gratuita se fallisce”. 

Questo modello di finanziamento win-win Il serbatoio di prova elimina il rischio finanziario, ma è altrettanto importante che imponga una disciplina nella progettazione della sperimentazione. Prima di avviare qualsiasi progetto Trial Reservoir, il team di Isle riunisce l'utente finale e il fornitore per definire chiaramente i KPI e i fattori di successo della sperimentazione.

Ciò significa che nessuna sperimentazione va avanti senza che entrambe le parti siano allineate sull'aspetto del successo. In particolare, i KPI stabiliti nelle iniziative per i serbatoi di prova non sono parametri accademici o banali, ma sono direttamente legati alla decisione di implementazione da parte dell'utente finale. Questi indicatori sono oggettivi, misurabili e significativi per le operazioni dell'utility: l'intera sperimentazione è strutturata intorno alla domanda “Posso implementare questo?”.”

Isle Utilities garantisce che i KPI siano accettati da entrambe le parti e che forniranno tutti i dati di cui l'utente finale ha bisogno per rispondere con sicurezza alla domanda di implementazione. Richiedendo un contratto di prova e di acquisto in anticipo, la Trial Reservoirs Initiative consolida il legame tra il successo dei KPI e l'implementazione. Infatti, il contratto tra l'azienda e il fornitore include i KPI concordati e l'impegno a procedere se tali KPI sono soddisfatti. 

Come farlo meglio

Sulla base dell'esperienza internazionale della Trial Reservoirs Initiative e delle lezioni apprese, ecco quattro consigli di best practice per la creazione di KPI che favoriscano il successo delle sperimentazioni:

1. Sviluppare KPI in collaborazione con gli utenti finali e i fornitori di tecnologia.

Non lasciate che i KPI siano dettati da una sola parte. Al contrario, quando si definiscono gli obiettivi di prova, è necessario coinvolgere sia l'utente finale che il fornitore della soluzione. Questo sviluppo congiunto garantisce che le metriche siano importanti per l'utente finale e che siano raggiungibili dalla tecnologia. Inoltre, crea una proprietà congiunta del risultato della sperimentazione. 

Nell'ambito dell'iniziativa Trial Reservoirs, gli esperti Isle facilitano questo processo, dando vita a prove con metriche di successo significative e misurabili, accettabili per entrambe le parti. Ad esempio, la sperimentazione sui serbatoi di prova tra EnBiorganic e Paper Excellence è stata guidata dalla politica di Zero Liquid Discharge (ZLD) di Paper Excellence. Isle ha collaborato con Paper Excellence per definire due KPI chiaramente definiti relativi all'estetica delle acque reflue (cioè assenza di odore o colore nell'acqua trattata) e a una soglia di valore assoluto della domanda chimica di ossigeno, in linea con questo obiettivo strategico più ampio. Grazie a queste metriche, entrambe le parti sapevano come sarebbe stato il successo. La sperimentazione ha superato le aspettative, soddisfacendo tutti i suoi KPI - un successo che ha portato a un contratto di assistenza di 3 anni.

Lo sviluppo congiunto di KPI consente all'utente finale e al fornitore di raggiungere una comprensione reciproca prima dell'inizio della sperimentazione, aumentando notevolmente le possibilità che una sperimentazione di successo venga riconosciuta come tale da tutte le parti coinvolte.

Principali risultati:

• Coinvolgere sia l'utility che il fornitore di soluzioni nella definizione degli obiettivi del processo.
• Assicurarsi che i KPI riflettano ciò che l'utente finale apprezza veramente e ciò che la tecnologia è in grado di offrire.
• La co-creazione crea proprietà e responsabilità reciproca per i risultati.
• Evita la mancata corrispondenza delle aspettative e aiuta a garantire che tutti siano d'accordo sull'aspetto del successo.

2. Assicurarsi che i KPI siano oggettivi e misurabili.

È sorprendentemente facile che le sperimentazioni inizino con obiettivi poco concreti, come “semplificare il processo” o “migliorare la qualità dell'acqua”. 

La prassi migliore consiste nel tradurre gli obiettivi generali in KPI specifici, misurabili, realizzabili, realistici e tempestivi. I KPI devono essere basati su dati concreti, non su opinioni: chiunque esamini i risultati deve giungere alla stessa conclusione. Deve avere un metodo ben definito per ottenere i dati. E il KPI deve essere ragionevolmente raggiungibile nel corso della durata, entro un periodo di tempo specifico. Se un obiettivo non può soddisfare questi criteri, non dovrebbe essere un KPI.      

Durante la sperimentazione di Reservoir di Bynry con la Samoa Water Authority (SWA), Isle ha aiutato Bynry a perfezionare i KPI relativi all'implementazione della sua piattaforma digitale Smart360. In collaborazione con gli esperti dell'Asia Development Bank, Isle ha lavorato sia con Bynry che con SWA per sviluppare una serie di metriche misurabili, attuabili e limitate nel tempo, che stabilissero i limiti per considerare “di successo” l'implementazione di un determinato modulo. Queste metriche hanno avuto un ruolo fondamentale nel successo del progetto pilota e hanno fatto sì che SWA si impegnasse a implementare la piattaforma Smart360 su tutta la sua rete.

Stabilendo in anticipo elementi come le unità, la frequenza di misurazione e le fonti di dati, si elimina l'ambiguità. Questo scoraggia anche la tentazione di cambiare retroattivamente gli obiettivi. I KPI chiari fungono da stella polare durante la sperimentazione: tutto il team sa a cosa sta puntando e, al momento della valutazione, non si discute se l'obiettivo è stato raggiunto.

Principali risultati:

• Tradurre obiettivi vaghi (ad esempio, “migliore qualità”) in metriche precise e quantificabili.
• Utilizzare dati concreti e verificabili per eliminare le controversie interpretative.
• Definire le modalità di raccolta dei dati, compresa la frequenza, il metodo e la fonte.
• Stabilire soglie di prestazione realistiche che possano essere raggiunte entro i tempi della sperimentazione.

3. Usare i KPI per definire un piano di monitoraggio con una chiara proprietà.

Un KPI sulla carta significa poco se non c'è un piano per monitorarlo durante la sperimentazione. 

Considerate l'elenco dei KPI come la base del vostro piano di monitoraggio della sperimentazione. Per ogni KPI, definite come e quando verrà misurato e chi è responsabile del suo monitoraggio. Assegnando una chiara responsabilità, si garantisce che la raccolta dei dati non vada persa. In questo modo si diffonde anche il coinvolgimento degli stakeholder, in modo che tutti siano impegnati nello studio.     

Nell'ambito del progetto pilota "Trial Reservoir" con Yorkshire Water, gli specialisti della disidratazione Oppureège UK Ltd ha definito chiaramente ruoli e responsabilità per il monitoraggio durante e dopo la sperimentazione. Il piano di monitoraggio specificava chi era responsabile della misurazione di ciascun aspetto, i metodi da utilizzare, la frequenza e il canale di comunicazione. Questo approccio ha aiutato a valutare l'efficienza e la fattibilità operativa della tecnologia in base a specifici criteri di prestazione, con una chiara indicazione delle variabili che hanno portato al successo. 

In pratica, un buon piano di monitoraggio potrebbe consistere in una semplice tabella che elenca ogni KPI, il suo metodo di misurazione, la fonte dei dati, la persona responsabile e la frequenza dei rapporti. Si possono poi tenere dei check-in regolari per esaminare i dati intermedi. Questo livello di organizzazione non solo mantiene la sperimentazione in carreggiata, ma aumenta anche la fiducia nei risultati (poiché tutti sanno che i numeri sono stati raccolti e controllati diligentemente). Quando la sperimentazione si conclude, il team può presentare ai responsabili decisionali un rapporto KPI ben documentato, rendendo la decisione di procedere o meno molto più semplice.

Principali risultati:

• Assegnare la responsabilità del monitoraggio di ogni KPI a membri specifici del team.
• Costruite un semplice piano di monitoraggio che indichi cosa misurare, come e quando. 
• Effettuare controlli regolari per verificare i progressi e garantire l'integrità dei dati.
• Un quadro di monitoraggio chiaro crea fiducia nei risultati della sperimentazione e accelera il processo decisionale.

4. Rendere i KPI significativi e legati al reale valore per l'utente finale

Ogni KPI deve essere collegato a qualcosa che sta veramente a cuore all'utente finale. Nel settore idrico, ciò significa spesso collegarsi a fattori di valore come i costi, la conformità, il servizio clienti, la resilienza o la sostenibilità. La domanda da porsi è: “Se questo KPI viene raggiunto, l'utente finale vedrà un chiaro beneficio?”.” 

Legare i KPI al valore dell'utente finale significa anche allinearsi agli obiettivi strategici più ampi dell'utente finale. Questo allineamento rende molto più facile per i dirigenti delle utility sostenere il progetto. Un buon test consiste nell'immaginare di spiegare i risultati della sperimentazione a un amministratore delegato: i KPI che avete scelto risuonerebbero con lui? Se sì, probabilmente li avete resi significativi. 

I KPI che sono tecnici per il gusto di esserlo possono portare a “successi” vuoti che non convincono nessuno. La Trial Reservoirs Initiative sottolinea l'importanza di KPI che rispondano alla domanda “Posso implementarlo?”. - in sostanza, de-rischiano l'implementazione dal punto di vista dell'utente finale.

Principali risultati:

• Ogni KPI deve essere direttamente collegato a un driver di valore (ad esempio, costi, conformità, sostenibilità).
• I KPI devono riflettere i risultati che interessano ai responsabili delle decisioni, dagli operatori ai dirigenti.
• Verificate le vostre scelte in materia di KPI chiedendovi: “Questo sarebbe in grado di risuonare con un amministratore delegato?”.”
• Evitate metriche troppo tecniche che non si traducono in un chiaro impatto aziendale.

Nel settore idrico, dove l'innovazione è essenziale, ma l'adozione è spesso lenta, la definizione di KPI per le sperimentazioni non è solo utile, ma è fondamentale. KPI solidi e chiaramente definiti sono alla base di qualsiasi sperimentazione di successo, trasformando quello che altrimenti potrebbe essere un esperimento aperto in uno sforzo mirato per stabilire un percorso misurabile verso l'implementazione e la realizzazione dei benefici. Questi elementi fanno chiarezza, creano fiducia e consentono di prendere decisioni più rapide e sicure. Seguendo le best practice qui descritte, le organizzazioni possono assicurarsi che il tempo, gli sforzi e le risorse investiti nelle sperimentazioni portino a risultati significativi.

Volete condurre prove di innovazione più efficaci? Isle può aiutarvi a progettare progetti pilota basati su KPI che favoriscono l'implementazione reale. Contattate Jo Burgess (jo.burgess@isleutilities.com) per esplorare la nostra iniziativa Trial Reservoirs.